四川地方志資料的基本概念

地方志是指全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、 政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料 性文獻(xiàn)。地方志的功能是資治、教化、存史， 其中存史是地方志最主要的功能。資治、教化 是在地方志保存了大量有價(jià)值的史料基礎(chǔ)上實(shí) 現(xiàn)的，所以存史是地方志存在的根本。修志就 是要留下歷史的真實(shí)記憶，這就要求志書記錄 的是第一歷史，就是原始資料。因此搜集掌握 原始資料就是每一位資料工作者的使命。

第一節(jié)

資料的種類

一部志書的內(nèi)容是否翔實(shí)，其地方特點(diǎn)和時代特色是否鮮明，取決于修志者是 否掌握了足夠的資料和正確處理與運(yùn)用 了資料。什么是資料？簡而言之，志書 資料就是客觀存在著的地情信息。地方 志的資料來源廣泛，多種多樣。概括地 講地方志資料主要包括三種：文字資料、 口述資料、實(shí)物資料

文字資料

志書資料主要來源于文字資料，而文字資料主要來源于檔案資料、報(bào)刊資料和 圖書資料。文字資料以其數(shù)量大、內(nèi)容 豐富而成為編修四川地方志的重要資料或稱 基礎(chǔ)資料。按種類劃分主要包括5種：檔 案資料、資料性圖書、報(bào)刊雜志、私人 著述、統(tǒng)計(jì)資料。

檔案資料：是來源于機(jī)構(gòu)、組織 、個人 的活動直接形成的對國家和社會有保存 價(jià)值的歷史記錄。

資料性圖書：對于地方志而言，所有具備史料價(jià)值的書，都具有參考價(jià)值，特別是資料性圖書，其中包含大量第一手 資料。如《當(dāng)代北京金融史料》、《北 京市情研究報(bào)告》、《北京園林綠化統(tǒng) 計(jì)資料》、《北京工業(yè)大事記》、《二 十世紀(jì)北京城市建設(shè)史料集》等，還包 括資料性工具書，如名人辭典、地名辭 典等

報(bào)刊雜志：在斷限范圍內(nèi)的各時期報(bào)刊上的有關(guān)報(bào)道、文章等。報(bào)刊資料中也可尋覓到歷 史活動的真實(shí)記錄，雖然新聞報(bào)道的體裁與志 書不同，但它也是基于真實(shí)事件基礎(chǔ)上完成的。 不僅能提供資料，還可為資料收集工作提供重 要線索。 總之，圖書報(bào)刊是編志所需資料的重要來源。 舊志書、史書、資料匯編或資料工具書年鑒、 私人撰著、族譜、各種報(bào)紙雜志，都有對地方、 自然和社會不同程度的記述，“群書采錄”， 從中可以匯集起豐富的資料。

私人著述：名人筆記、回憶錄、傳記等。

這些資料詳細(xì)記錄了當(dāng)事人的社會活動 軌跡，可信度較高，與口述資料具有同 等價(jià)值，成為修志資料的重要來源之一， 也可歸類于口述資料中。

統(tǒng)計(jì)資料：社會各業(yè)的統(tǒng)計(jì)資料，能準(zhǔn)確直觀的反映事物的規(guī)律和面貌，可以 有效的補(bǔ)充文字資料內(nèi)容。統(tǒng)計(jì)資料包 括統(tǒng)計(jì)數(shù)字和統(tǒng)計(jì)圖表。它是由統(tǒng)計(jì)部 門或企事業(yè)部門匯編的，具有一定的權(quán) 威性。統(tǒng)計(jì)數(shù)字、圖表是觀察、研究社 會或一個部門發(fā)展變遷的主要資料。

口述資料又稱“活”資料，是指存在于流傳于人們口頭 上的資料，能夠?yàn)橐恍╀螠绲氖穼?shí)提供重要線 索，成為修志工作不可或缺的重要資料?？谑?資料主要來源是當(dāng)事人回憶。有些事件發(fā)生年 代并不久遠(yuǎn)，但其經(jīng)過情況卻不見記載，或者 記述不清楚，而當(dāng)事人或知情者仍然健在，他 們的回憶往往有助于廓清史實(shí)。但要注意的是 由于當(dāng)事人回憶本身存在客觀和主觀原因，口 述資料需慎重采用。

實(shí)物資料

指各類憑證、票據(jù)、文物、多媒體資料等，其中憑證、票據(jù)、文物等在志書中 都以照片的形式反映。實(shí)物資料通過對 實(shí)地、實(shí)物的考察、測繪、拍照、錄像 等，形象生動，能真實(shí)、全面地反映事 件和事物的面貌、本質(zhì)和特征。 實(shí)物資料的作用是揭示歷史文化信息。 一張照片勝過若干文字。

第二節(jié)

資料的要素

主要包括：時間、地點(diǎn)、事件、人物、過程、結(jié)果。如果說資料是志書的生命， 那么時間就是資料的靈魂；而地點(diǎn)、事 件、人物、過程等則是資料的血肉。

一、時間：事件發(fā)生發(fā)展的時間范圍：發(fā)端、 轉(zhuǎn)折、階段、結(jié)果。 二、地點(diǎn)：事件發(fā)生發(fā)展的空間范圍：發(fā)端、 轉(zhuǎn)折、階段、結(jié)果。 三、事件：要給出權(quán)威的、準(zhǔn)確的概念，重大 的政治事件要與黨中央作出的定性保持一致。 四、人物：事件的主體，注重典型人物在歷史 進(jìn)程中的作用。  、過程：用事實(shí)資料記述事件發(fā)生、發(fā)展以 及結(jié)果或階段性結(jié)果的具體情況，注重典型事 件的記述。 六、結(jié)果：記述一個歷史過程結(jié)束的資料。而 這個歷史過程在斷限內(nèi)基本是一次性的。

第二章 地方志資料工作

地方志資料工作是貫穿修志全過程的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要各級各部門修志機(jī) 構(gòu)的高度重視，需要全社會的廣泛參與， 從而才能保證四川地方志書編修工作的順利 進(jìn)行，同時占有全面、系統(tǒng)、客觀的地 情資料是編纂高質(zhì)量志書的重要保障。

第一節(jié) 資料工作的特點(diǎn)

一、資料工作是編纂地方志書的基礎(chǔ)性工作。地方志書的資料工作是修志過程 的重要環(huán)節(jié)，包括：資料工作的組織與 計(jì)劃，資料收集的分類與分工，資料人 員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，等等。所以，資料工 作組織到位與否，質(zhì)量優(yōu)劣與否，進(jìn)展 快慢與否，直接影響地方志書編纂工作。

二、四川地方志書志書編纂工作由四個階段

構(gòu)成：第一，制定資料收集篇目。原則是門類 齊全、統(tǒng)屬得當(dāng)，同時兼顧可行性和可 操作性，以便于資料的搜集。 第二，搜集與整理資料。即根據(jù)篇目涉 及的范圍和要求，按志書編纂計(jì)劃（或 資料搜集大綱）查找、搜集各種資料；

第三，撰寫初稿。根據(jù)所掌握的資料進(jìn) 一步調(diào)整和完善資料收集篇目，使之逐 步成為撰寫初稿的篇目。同時將整理后 的資料，按照志書編纂方案要求，經(jīng)過 科學(xué)編排、撰寫，使之成為志書初稿。 第四，總纂成書。從資料的整體性、科 學(xué)性、準(zhǔn)確性入手，解決志稿中體例、 行文，特別是資料方面存在的問題，最 終使志稿成為志書。

第二節(jié) 資料工作的任務(wù)和步驟

一、資料工作的任務(wù)

第一，在篇目框架的要求下，最大范圍地搜集 資料。 第二，規(guī)范地整理資料。整理后的資料在內(nèi)容 上符合真實(shí)、完整、富有特色的要求，在形式 上符合條理化、系統(tǒng)化的要求。 第三，按篇目框架和撰寫要求選取資料。選取 的資料符合志書時空范圍和篇幅的要求， 第四，規(guī)范的保管資料。做好資料的登記、分 類、保存工作，供志書編纂過程中及結(jié)束后修 志機(jī)構(gòu)對資料的研究、開發(fā)和使用。

二、資料工作的步驟

１、制訂資料收集篇目。按本系統(tǒng)或單位 職能和業(yè)務(wù)范疇制訂資料收集篇目，使 資料收集工作規(guī)范化、條理化。 ２、按篇目內(nèi)容向各相關(guān)部門分配資料收 集任務(wù)。有條件的單位可以組織一支資 料收集隊(duì)伍。 ３、開展資料收集人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可以參加市四川地方志方志辦組織的培訓(xùn)，也可以自行 開展培訓(xùn)。

４、鑒別和整理資料。要求隨時鑒別，隨 時整理和保存，若有條件，可編纂年鑒。 在資料收集到一定量的情況下可以編纂 資料長編、大事記等，為日后撰寫志稿 做好充分準(zhǔn)備。 ５、選用資料。按照志書既定的篇幅和主 題需要選用資料，要選用記述客觀事實(shí) 的資料，不選用評述、議論或描述等的 資料。在這個過程中仍需要不斷對資料 進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)整。

第三節(jié) 資料工作的總體要求

一、資料工作要有制度保障 。各級修志機(jī)構(gòu)， 可制定資料工作細(xì)則，為資料工作人員“全面 地搜集資料”創(chuàng)造便利條件。 二、資料工作人員要專業(yè)化。一是嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的 工作態(tài)度。一切從實(shí)際出發(fā)，解放思想，實(shí)事 求是，不迷信，不盲從，顧全大局。二是敏銳 的資料意識。培養(yǎng)對資料的敏感性，能夠隨時 隨地發(fā)掘身邊有價(jià)值的資料，并及時收集積累。 三是棄而不舍的敬業(yè)精神。追求資料的真實(shí)、 系統(tǒng)、完整，盡量避免資料的遺漏、缺失和訛 誤現(xiàn)象。

三、資料工作要標(biāo)準(zhǔn)化。將人的管理、資料管 理、運(yùn)作管理納入有序操作之中。  四、資料工作要倡導(dǎo)協(xié)作精神 。提倡實(shí)際工作 中的協(xié)作配合 。“三凡是”原則，即：凡是修 志辦要求的資料，我們有的，全部提供；凡是 修志辦要求的資料，我們沒有的，一定要想方 設(shè)法研究解決；凡是修志辦送交征求意見的材 料，一定要認(rèn)真閱讀認(rèn)真反饋。

第三章

資料的收集

資料收集的原則：廣征博采、有聞必錄、巨細(xì)皆收。這個原則是從古至今方志界 的共識。清乾隆年間的方志學(xué)家章學(xué)誠 認(rèn)為：一方之文獻(xiàn)，若不及時搜羅，資 料的利用將捉襟見肘，而未能及時收集 的資料將被淹沒而不再為人所知。民國 行政院參事吳宗慈在他的《修志叢論》 中主張“有聞必錄，有錄必詳”。

第一節(jié)

資料收集的范圍

一、時空范圍：要把握好區(qū)域性、時限性、廣泛性，就行業(yè)（專業(yè)）志而言還 具有行業(yè)（專業(yè)）性等幾方面 。關(guān)鍵是 收集的資料要具有地方特點(diǎn)、時代特征、 行業(yè)特色。 重點(diǎn)把握：人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu) 我特。

二、綱目范圍：為收集資料要設(shè)計(jì)制定 資料收集篇目或提綱，以確定資料收集 方向，把握各類資料的內(nèi)在邏輯關(guān)系， 明確工作分工，使資料工作有序開展起 來。

第二節(jié)

資料收集的一般方法

搜集資料是修志工作的基礎(chǔ)性工作，要求面向 重點(diǎn)，抓住本質(zhì)，圍繞主題，寧多勿缺。 幾種常見的收集方法 一、發(fā)動系統(tǒng)內(nèi)部廣泛參與修志工作 。要明確 修志工作不僅僅是本單位修志機(jī)構(gòu)的事，而是 全系統(tǒng)或單位需要共同參與的工作。 二、外出查訪：以外出查閱、走訪、座談等形 式收集資料。 三、行文征集。對難度較大的資料向有關(guān)人士 或部門以信函的形式征集或以征稿啟事的形式 向社會征集。

四、利用地情資源：充分利用方志館館藏資料 以及圖書館、檔案館的地情資料庫等地情資源， 我國已有數(shù)十個省份建立了方志館，北京也將 建立方志館，還有省情、地情資料庫以及各行 業(yè)所建的數(shù)據(jù)庫等，它們聲、像、圖、文并茂， 應(yīng)用方便。 五、實(shí)地考察。是發(fā)現(xiàn)新資料和考證現(xiàn)有資料 真?zhèn)蔚闹匾绞?。?shí)地考察應(yīng)有針對性，不可 亂跑，更不可以把道聽途說、走馬觀花所得。

第三節(jié)

不同性質(zhì)資料的收集

文字資料。一是先內(nèi)后外，先收集系統(tǒng)內(nèi)的檔案、圖書等文字資料，然后再根據(jù)需要查 找收集系統(tǒng)外存在的相關(guān)資料。各相關(guān)機(jī)構(gòu) 或部門（職能處室）應(yīng)按照篇目框架要求承 擔(dān)相應(yīng)章節(jié)資料的提供任務(wù)；二是先近后遠(yuǎn)， 要先收集距離下限近的資料，這種資料新近 形成，相對比較齊全，要及時收集，防止遺 失；三是利用地情資源。充分利用本地的圖 書館、檔案館等機(jī)構(gòu)的地情資源以及政府網(wǎng) 站、本系統(tǒng)網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫等。

口述資料。一是收集當(dāng)事人口述資料要把握 “三親”原則即：親歷、親知、親聞。親歷是 指親身經(jīng)歷的事件，是事件的參與者或見證人 的資料；親知，是確實(shí)知道，不是道聽途說， 如家族歷史的耳傳親授等；親聞就是有確切的 消息來源渠道；二是采取走出去，請進(jìn)來的方 式，通過登門拜訪、舉行座談會等進(jìn)行口述資 料的收集；三是約請有關(guān)人員撰寫回憶文章。 同時要注意，采訪及記錄的資料經(jīng)整理后，應(yīng) 請被采訪人審讀并簽字認(rèn)可后才能使用。

實(shí)物資料。一是通過實(shí)地踏勘，拍攝相關(guān)實(shí)景照片，作為實(shí)物資料收集；二是在系統(tǒng)內(nèi) 征集具有紀(jì)念性的物品或?qū)嵨镎掌?；三是發(fā) 布征集信息面向社會或個人征集相關(guān)物品。 四是收集繪圖資料，指地圖、圖紙表等拍成 照片資料存檔。所有存檔的實(shí)物資料圖片必 須注明圖片內(nèi)容發(fā)生的時間。五是 收集工作 照片資料要盡量以工作情景照片為主，盡量 少收集領(lǐng)導(dǎo)人的講話照片，應(yīng)以突出行業(yè)事 業(yè)工作場景為主，因?yàn)檫@樣的照片內(nèi)容豐富， 資料性強(qiáng)。

多媒體資料。一是收集本地或系統(tǒng)內(nèi)重大的事件、會議及活動等的音頻、視頻 或圖片資料；二是要注重利用官方網(wǎng)站， 收集所發(fā)布的政務(wù)信息資料；三是對于 非官方網(wǎng)站資料，要認(rèn)真核實(shí)，慎重使 用。

總之，方志是地方的“百科全書”、

“一方總覽?！币虼?，廣征博引的同時， 應(yīng)盡量做到“五個見底”。 1．檔案資料見底。 2．報(bào)刊資料見底。 3．各部門的文書資料見底。4．知情人士見底。 5．前人編寫的史料見底。

所謂五個見底實(shí)際上是指對上述五個方面的有 關(guān)資料，均要涉獵一遍，翻一翻，看一看，分 別情況予以處理。對那些與本地區(qū)本系統(tǒng)無關(guān) 的，或共性的空洞的東西，可一瞥而過之；對 那些一般性參考材料，可摘其要點(diǎn)，領(lǐng)略其大 意；只有對那些能說明問題的具體記載，特別 是能與綱目掛上鉤的資料，才需要認(rèn)真細(xì)看， 并分別不同情況，進(jìn)行摘抄、制卡或全文復(fù)制。

第四章

資料的鑒別

所謂“鑒別資料”是指在資料搜集中，資料工 作人員通過對原始資料來源、內(nèi)容、稿本多方 比較，按常理進(jìn)行分析，防止無效資料混入， 降低后續(xù)工作難度的工作。 郭沫若在其所著《十批判書》之《古代研究的 自我批判》中指出：“無論做任何研究工作， 材料的鑒別是必要的基礎(chǔ)階段。材料不夠，固 然大成問題；而材料缺乏，頂多得不出結(jié)論而 已，而材料不正確，便會得出錯誤的結(jié)論。這 樣的結(jié)論比沒有更要有害?！?

第一節(jié)

資料鑒別的基本原則和標(biāo)準(zhǔn)

一、資料鑒別的基本原則無證不信、言必有據(jù) 采用科學(xué)分析的方法，不少歷史上的事情有多 種說法，要弄清一件史實(shí)，一定要注意充分掌 握有關(guān)事實(shí)證據(jù)。若沒有充分的證據(jù)，不能輕 信，盡量不用孤證資料。但是孤證并非絕對不 能用，特別是在材料不足時，有一條孤證總比 沒有好，但用時要注意幾點(diǎn)：一是與其他有關(guān) 的可靠史料沒有矛盾；二是內(nèi)容合乎情理；三 是使用時，在提法上要留有余地。

二、考證資料應(yīng)遵循的一般標(biāo)準(zhǔn)：為防

止假偽資料進(jìn)入志書內(nèi)容，資料工作人 員，一是要把好資料收集關(guān)，在收集資 料中要認(rèn)真弄清資料的來源過程和內(nèi)容 記錄, 對無真可言的假偽資料做到堅(jiān)決不 收集。二是把好資料歸檔關(guān)。歸檔前要 認(rèn)真審核材料,對于有疑問或不清楚的資 料, 應(yīng)加以注明或作出標(biāo)記,以備查實(shí)。

衡量一部志稿的資料質(zhì)量，可以從六個方面來 考慮： 1．看資料是否全面：歷史與現(xiàn)狀，系統(tǒng)性 2．看資料是否可信：客觀、真實(shí) 3．看資料是否可靠：來源渠道 4．看資料是否典型：詳獨(dú)略同，突出特點(diǎn) 5．看資料是否矛盾：記述史實(shí)無出入 6．看資料是否出處清楚：盡量避免孤證

第二節(jié)

資料鑒別的一般方法

一、書證：把有關(guān)同一事物的不同記載進(jìn)行比 較對照，以文獻(xiàn)證文獻(xiàn)，用甲書上的資料辯證 乙書上的資料，求得準(zhǔn)確或接近準(zhǔn)確的結(jié)論。 二、物證：以實(shí)物資料來訂正文獻(xiàn)資料或口述 資料，這種訂正一般比較可靠。 三、人證：以口述資料來印證、糾正文獻(xiàn)資料。 這種方法宜謹(jǐn)慎使用，不要輕率地用活資料否 認(rèn)死資料，因?yàn)槿说挠洃洿嬖谄詈椭饔^性。 四、理證：以個人學(xué)識和邏輯方法辨別資料的 真?zhèn)?，一般在缺乏佐證的情況下使用。

五、排比對證：即對有關(guān)同一問題的各種資料進(jìn)行相互 對照比較，發(fā)現(xiàn)矛盾，深入研究，本著實(shí)事求是的原則， 多方求取確證，這是核實(shí)資料的重要方法之一。采取這 種方法，在各種資料之間發(fā)生矛盾時，一般處理原則是： 圖書資料和檔案資料有矛盾，應(yīng)以檔案資料為準(zhǔn)；內(nèi)部 資料和外部宣傳報(bào)道有矛盾，應(yīng)以內(nèi)部資料為準(zhǔn)；親身 經(jīng)歷者的資料和旁知者的資料有矛盾，應(yīng)以親歷者資料 為準(zhǔn)；距歷史事件時間、地點(diǎn)近者資料與遠(yuǎn)者資料有矛 盾，應(yīng)以近者為準(zhǔn)。但是也要注意問題的復(fù)雜性，不能 機(jī)械的搬用上述原則，一定要堅(jiān)持實(shí)事求是的態(tài)度，無 論采取哪一種方法，對一些暫時無法印證的，寧肯存疑， 留待以后查證，也不要主觀臆斷。

第三節(jié)

不同類型資料的鑒別

一、檔案資料的鑒別：檔案中的錯誤，

一是假數(shù)據(jù)；二是材料；三是假憑證； 四是檔案記錄者的失誤造成的差錯。

二、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)資料的鑒別： 注重報(bào)刊 網(wǎng)絡(luò)的傾向性和辦刊宗旨。

三、口述資料的鑒別：來自個人口述，由于口 述者記憶不清楚、認(rèn)識片面或有意回避掩飾等 現(xiàn)象，會造成口述失實(shí)，可通過采訪多人收集 口述資料進(jìn)行比照，同時利用其它類型資料加 以印證，從中找出真實(shí)的記憶。

四、圖像照片資料的鑒別：圖像照片資料是實(shí) 物資料的一種，它們形象逼真的再現(xiàn)了歷史事 件的情景。應(yīng)該注意的是目前的高科技手段對 圖片的制作幾乎可以以假亂真，收集時要弄清 資料來源；另方面要注重資料的說明文字與實(shí) 際反映內(nèi)容的一致性，不能張冠李戴，鬧出笑 話，損害資料的真實(shí)性。

五、數(shù)據(jù)資料的鑒別： 數(shù)據(jù)資料中常見的問題： 1、資料本身有誤。 2、工作疏忽造成資料不準(zhǔn)。 3、考慮保密而不敢采用必要的數(shù)據(jù)。

核實(shí)數(shù)據(jù)的幾種方法： 1、對比審核：縱向和橫向?qū)Ρ?2、技術(shù)審核：運(yùn)用統(tǒng)計(jì)、計(jì)算等技術(shù)手段對數(shù) 據(jù)的關(guān)系進(jìn)行審核。 3、保密審核：要嚴(yán)格按照《保密規(guī)定》要求進(jìn) 行處理，從而避免失泄密問題的發(fā)生。 4、邏輯審核。就是通過數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系進(jìn)行 分析、比較、推理、判斷。

六、資料鑒別考證結(jié)果：資料經(jīng)過考證后大致有四種情況：全真、全偽、真中 有偽、偽中有真。一般全真、全偽的資 料較少。真中有偽，偽中有真的資料較 多。因此，我們一定要在 “嚴(yán)”字上下 功夫，做到去偽存真，去蕪存菁。

李大釗在論及歷史真實(shí)問題時指出：

“歷史的真實(shí)有二意義：一是說曾經(jīng)遭 遇過的事的紀(jì)錄是正確的，一是說關(guān)于 曾經(jīng)遭遇過的事的解喻是正確 的。”“只有充分的紀(jì)錄，不算歷史的 真實(shí)；必有充分的解喻，才算歷史的真 實(shí)?！?資料不能等同于事實(shí)。

事實(shí)本身有彼此辯證地統(tǒng)一在一起的三個層次： 一是客觀的歷史過程中的事件；二是被記錄在資料中的事實(shí)；三是修志者通過分析資料中的事實(shí)而獲 得的對客觀實(shí)踐的科學(xué)認(rèn)識。 志書中所反映的歷史事實(shí)，是第三層次 的，具有科學(xué)意義的歷史事實(shí)。

第五章 整理的資料

資料整理工作的任務(wù)和要求。一是熟悉資料。 整理資料的過程實(shí)際上是修志人員熟悉資料并 且為將來撰寫志稿進(jìn)行構(gòu)思的過程，因此這是 資料工作的一個重要環(huán)節(jié)。二是檢查資料。在 整理資料中，通過對資料的篩選、鑒別，能發(fā) 現(xiàn)資料的正誤、缺失，達(dá)到入志資料的要求。 三是保存資料。經(jīng)過整理篩選從而將有價(jià)值的 資料保存下來，不僅為修志工作提供方便，而 且還為寫史、開展地情研究及咨詢提供支持。

第一節(jié) 資料整理工作的方法

登記歸檔。將收集的資料按照資料收集

篇目中的篇章節(jié)目的順序統(tǒng)一編號。登 記的內(nèi)容有：資料來源、資料名稱、資 料性質(zhì)、資料內(nèi)容簡介；還要登記資料 整理結(jié)果，包括材料重復(fù)情況，與其他 同一資料有無出入，內(nèi)容參考價(jià)值大小 等，然后歸檔。

填寫資料卡片。建立資料加工卡要求做到及時、分類、一事一卡或“一事幾 卡”，要做到“五要”、“四不”、 “三注意”。五要：取舍要合理，意思 要完整，抄寫要標(biāo)準(zhǔn)，字跡要清楚，要 用鋼筆或簽字筆填寫；四不：不改變原 文，不涂改，不漏抄，不濫用簡化字； 三注意：注意斷節(jié)摘抄用省略號，注意 不把一個完整的記述摘抄得支離破碎， 注意抄后校對原文。

編寫大事記：大事記亦稱大事年表。是以時間為線索記載一個地區(qū)、一個機(jī)關(guān)、 一個專題、一個歷史階段發(fā)生的重大事 件（事實(shí)）的書面材料

《大事記》的內(nèi)容。關(guān)乎全局大勢，在社會上、 本部門、本單位、本系統(tǒng)中具有一定影響的事 件。如重大決策、重要人事機(jī)構(gòu)變動、重要會 議、領(lǐng)導(dǎo)的重要講話與重要指示；舉辦或參與 的國內(nèi)外重要活動，包括參觀訪問、學(xué)習(xí)考察、 經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)術(shù)研討活動、對上級指示的執(zhí)行 情況與結(jié)果、重要工作成果與成就等等都屬大 事要事范疇，簡言之所謂大事就是大、要、新、 特之事，凡具有上述特征之事就是大事記收錄 范圍。

編寫大事記的要求。

一是一條一事?！洞笫掠洝返膶懛ㄒ话闶且?

日一事，或一日幾事，每事一條，每條一記， 不能把幾件事揉在一起記述； 二是準(zhǔn)確無誤。指時間準(zhǔn)確，事件準(zhǔn)確。時 間應(yīng)當(dāng)按照事件順序?qū)懬濉聊辍猎隆寥眨蝗?果是每月大事記，則寫清×月×日；如果是 每日大事記，則寫清上午或下午幾時幾分； 三是摘其大事。記事要力求言簡意明，摘要 記載，不要詳敘其情；

四是可以將志書中不便記載的大事要事

記錄下來，補(bǔ)志書正文記述之不足，特 別是遇到宜粗不宜細(xì)的歷史政治運(yùn)動及 其他敏感問題，更能達(dá)到掌握分寸，適 可而止的目的。 五是要注意大事之間的相互聯(lián)系，對一 件大事延續(xù)多年，除開頭與結(jié)尾必須收 錄之外，中間的起伏變化也可以作為大 事條目收錄，但入記的關(guān)鍵是選好事由 與標(biāo)志性變化，所以選好入記大事的角 度至關(guān)重要。

第二節(jié)資料長編的編纂

編纂資料長編。資料長編是由原始資料向志書過渡的“中間產(chǎn)品”。編纂資料 長編的目的： 一是及時檢驗(yàn)資料，促進(jìn)資料收集工作； 二是有助于完善篇目框架； 三是提高修志人員對資料的駕馭能力； 四是資料長編是志書編纂過程中形成的 重要工作成果。

資料長編的編纂方法。在資料基本收集齊備的基礎(chǔ) 上，以資料收集篇目為框架，修志人員便可著手編 寫資料長編。資料長編一般可分為兩種類型，即匯 輯型和纂輯型。 “匯輯型”是將經(jīng)過刪節(jié)、挑選的資料按篇目的要 求分別歸類，每條資料后都注明出處，資料保持原 貌，不作文字加工和修改；  “纂輯型”是對原始資料作摘錄并編輯，是按門類 經(jīng)整理加工而成的資料。編輯時除了把摘錄的資料 作篩選、鑒別、整理、編排外，還可以用編者語言 作聯(lián)綴、概括，從而明確和理順資料內(nèi)容間的關(guān)系。 采用哪一種類型，可酌情而定。

資料長編具體要求：一是主體資料要齊備，同時注意收入典型資料、 對比資料及必要的背景資料、佐證資料等。

二是對編入長編的資料要進(jìn)行認(rèn)真的考證、鑒 別、篩選，發(fā)現(xiàn)矛盾、錯漏要及時正誤、補(bǔ)充。 對一事幾說尚難定論的問題可諸說并存，同時 收入。

三是按擬定的篇目歸納資料，按時間順序排列， 注意脈絡(luò)清楚，若資料與篇目出入較大，可適 當(dāng)修改篇目。

四是凡節(jié)錄、剪裁原始資料，必須保持資料內(nèi)容的 原始面貌，不得修改。段落內(nèi)容有刪節(jié)的，應(yīng)在刪 節(jié)處加刪節(jié)號 “……”。 五是資料要注明出處。源于書刊的，注明作者（編 者）、書刊名、出版機(jī)構(gòu)、出版日期、卷頁數(shù)等； 源于檔案文件的，注明案卷存放單位名稱、案宗號、 頁碼、日期等；源于口述的，注明口述人姓名、年 齡、職業(yè)及姓名、單位、采訪時間等；源于多媒體 的要注明網(wǎng)站名稱、欄目名稱、提供單位或撰稿人、 發(fā)文日期等。

第六章 選用資料

資料搜集是解決資料“從無到有”，資料整理是解決資料“從亂到治” ， 資料選用則是解決資料“從粗到精” 的工作。

第一節(jié) 入志資料的選用要求

一是遵循志書既定規(guī)模和篇幅要求，確定供編纂選 擇的資料。資料選用過程是資料由粗到精的過程， 而不是資料被大量剔除或盲目縮減的過程； 二是確保資料的合理安排，入志資料就其功能主要 分為 “主體資料”和“非主體資料”?！爸黧w資料” 是反映志書主題的資料，包括典型資料、宏觀資料 等。典型資料可以通過典型事件對內(nèi)容記述起到畫 龍點(diǎn)睛和深化主題的作用；宏觀資料是反映全局情 況的資料?！胺侵黧w資料”一般指背景資料、佐證 資料等，非主體資是輔助主體資料內(nèi)容記述，根據(jù) 主體資料內(nèi)容需要可以進(jìn)行適當(dāng)選用。

第二節(jié) 入志資料要注重保密問題

依據(jù)中國地方志指導(dǎo)小組印發(fā)的《地方志書質(zhì)量規(guī) 定》：“志書不得含有下列內(nèi)容：反對憲法確定的 基本原則的；危害國家統(tǒng)一、主權(quán)和領(lǐng)土完整的； 泄露國家秘密、危害國家安全或者損害國家榮譽(yù)和 利益的；煽動民族仇恨、民族歧視，破壞民族團(tuán)結(jié)， 或者侵害民族風(fēng)俗、習(xí)慣的；宣揚(yáng)邪教、迷信、賭 博、暴力的；侮辱或者誹謗他人，侵害他人合法權(quán) 益的；危害社會公德或者民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)的；法 律、法規(guī)和國家規(guī)定禁止的其他內(nèi)容的?！?涉及國家安全、社會穩(wěn)定等重大問題，法律、法規(guī) 及政策未作規(guī)定的，經(jīng)由有關(guān)部門審查把關(guān)，正確 把握記述尺度。

第三節(jié) 不同文體資料的選擇

以下重點(diǎn)介紹第二輪地方志編纂中常用的幾種 文體資料的選擇方法：年鑒資料的選擇。年鑒與志書同屬資料性文獻(xiàn)， 條目是年鑒的基本記述單元，分為綜合性條目 和專題性條目。綜合性條目包括“綜述”“概 述”或者“概況”等，是利用宏觀資料概括區(qū) 域、行業(yè)（事業(yè)）在年度內(nèi)的發(fā)展情況，這種 資料是志書綜合性資料的來源之一；專題性條 目特點(diǎn)是一事一條，圍繞一個主題展開記述， 是志書典型資料的來源之一。

工作總結(jié)資料的選擇。寫工作總結(jié)要求客觀

事實(shí)，廣泛占有材料，這是工作總結(jié)的內(nèi)容 基礎(chǔ)。寫總結(jié)需要積累豐富的材料，并且要 對材料進(jìn)行篩選，確保材料的真實(shí)性和典型 性。而志書是記述一定區(qū)域或行業(yè)的歷史與 現(xiàn)狀的資料性文獻(xiàn)，因此，二者對資料的要 求與選擇上是相通的，都是以廣泛占有材料 為出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，志書利用工作總結(jié)就是 將其中關(guān)于客觀事實(shí)的資料抽取出來，按照 篇目框架要求納入志書相應(yīng)內(nèi)容當(dāng)中。

新聞報(bào)道資料的選擇。新聞是對新近發(fā)生的事實(shí)的報(bào)道。新聞的本源是事實(shí)，事實(shí)是第 一性的，新聞是第二性的，新聞寫作，就是 客觀地記敘事實(shí)、評述實(shí)事。志書利用新聞 報(bào)道主要選擇它的客觀記述事實(shí)的部分，而 不是述評事實(shí)部分。政務(wù)信息資料的選擇。政務(wù)信息是反映行政管理活動的文稿，政務(wù)信息是對原 始信息的歸納、綜合，是各級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué) 決策的重要依據(jù)，具有權(quán)威性、宏觀性 和真實(shí)性。這三性正符合志書資料的要 求，因此新一輪地方志編纂要重視收集 和選用政務(wù)信息資料。

第七章

資料的保管

2009年初北京市地方志辦根據(jù)《地方志工作條 例》和《北京市實(shí)施<地方志工作條例>辦法》， 特制定了《北京市地方志資料工作管理暫行規(guī) 定》。規(guī)定了地方志資料的收錄范圍、收集辦 法、管理職能、報(bào)送制度等等。同時出臺了 《北京市第二輪地志書編纂工作備案暫行規(guī)定》 這兩個文件的出臺使第二輪地方志書編纂工作 伊始就將修志資料的管理工作納入了規(guī)范化軌 道，為修志資料的保管和使用奠定了良好的基 礎(chǔ)。

第一節(jié) 資料保管工作的任務(wù)與對象

地方志書資料保管工作，是指把地方志書編纂過程中發(fā)生的所有資料，按防止 自然損壞、避免人為流失、方便人們使 用等要求，由專人管理的工作。地方志 書資料保管工作貫穿資料工作始終。搜 集階段的資料登記、整理階段的分類立 卷歸檔，是資料保管工作的重要組成部 分。

二、資料保管工作的對象 １、地情資料。客觀反映、記錄本行政區(qū)域內(nèi) 自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀 的信息載體，形式包括文字資料、口述資料、 圖表資料、音像資料和實(shí)物資料等等。 ２、修志工作檔案。在志書編纂過程中形成的 包括修志機(jī)構(gòu)和人員資料、修志工作方案或規(guī) 劃、修志篇目、修志文件、簡報(bào)和工作總結(jié)、 會議和活動資料以及各區(qū)縣、各承編單位在工 作中形成的與修志相關(guān)的其他材料。 3、階段性成果。編纂過程中形成的資料卡、 資料長編、志書初稿、送審稿、終審稿等等。

第二節(jié)

資料保管的方法與要求

一、明確職責(zé)。各承編單位負(fù)責(zé)收集、保管所承擔(dān)編纂志書的資料。

二、健全保管制度。配備專職資料工作 人員和保管資料的專門設(shè)備，建立保管 資料的各種規(guī)章制度，是資料保管工作 的基本條件。

三、不同類型資料的保管要求。一是所有文、 圖資料要及時整理，做到保存規(guī)范，完整有序， 不缺不漏。 二是各類資料中的文字要求內(nèi)容真 實(shí)、準(zhǔn)確，收錄時重記載略評議，整理時對其 中的人物、年代、數(shù)據(jù)要核實(shí)無誤；報(bào)告、總 結(jié)、重要指示、講話、訪談記錄及表格等要注 明來源，標(biāo)明時間；照片、圖表、實(shí)物等要附 有詳細(xì)說明文字。三是錄音、錄像、光盤、數(shù) 碼存儲產(chǎn)品等形式的資料要完整、清晰，可復(fù) 制，可使用，外包裝要準(zhǔn)確清楚標(biāo)明編號、主 題詞、簡介、時間、人物等要項(xiàng)。其他具體內(nèi) 容可參照《北京市地方志資料工作管理暫行規(guī) 定》執(zhí)行。

四、“誰搜集、誰保管、誰移交”管理模式  資料工作人員既是原始資料的搜集人、 使用人，也是原始資料的保管人；完成 資料工作任務(wù)后，他們是這些原始資料、 初加工資料的移交人。因此，資料保管 工作必須從資料搜集階段開始，實(shí)行 “誰搜集、誰保管、誰移交”的資料保 管工作模式。

五、按方便使用的原則管理資料。地方

志書資料除了用作存史，更多用于當(dāng)代 地情研究。資料保管和利用工作需要統(tǒng) 籌考慮。不能因強(qiáng)調(diào)保護(hù)資料而妨礙資 料的使用，也不能遷就一時方便而不顧 及資料的保護(hù)。在提供方便使用的各項(xiàng) 服務(wù)時，要遵循資料管理工作的各項(xiàng)制 度和技術(shù)措施，防止顧此失彼。