志書編纂的基本步驟

第一步：志書篇目的制定。

如果把志書編寫比作建造高樓大廈的話，那么，篇目就是志書的設(shè)計藍(lán)圖，是纂寫的提綱，也是搜集資料的向?qū)?。制訂一個比較科學(xué)的篇目，可以作為收集資料的路徑，指導(dǎo)志書資料收集工作，做到有的放矢，收到事半功倍的效果。但是，制訂篇目是一個十分復(fù)雜的問題，篇目擬訂得好，編纂工作路路通暢，篇目擬訂不科學(xué)，則會導(dǎo)致編纂思緒雜亂，矛盾層出不窮，嚴(yán)重影響編寫志書的進(jìn)程。

篇目的制定可分三個階段進(jìn)行：一是為指導(dǎo)資料搜集的篇目。這一階段的篇目主觀成分居多，是編者對未來志書的設(shè)想，也可以叫理論模式。這時的篇目又可以叫做搜集資料的提綱；二是試寫篇目。這時的篇目已有大量客觀成分加入，根據(jù)搜集到的資料逐步掌握的實際情況，對第一階段的篇目進(jìn)行修訂，增加設(shè)想中沒有的內(nèi)容，這時的篇目成為編寫志稿的志綱；三是定型篇目，即志書目錄，這時的篇目在編寫過程中將篇、章、節(jié)間的交叉、缺漏或歸屬不當(dāng)?shù)膬?nèi)容進(jìn)行調(diào)整，對各層標(biāo)題進(jìn)行加工，趨于完整，這時的篇目成為志書的目錄。

制定篇目時要遵守三項基本原則：

①橫分門類原則：橫分門類，縱述史實，是志書的最大特點?！皺M”就是以事業(yè)構(gòu)成的基本要素作為分類的基礎(chǔ)。“縱”就是以時間段落作為分類基礎(chǔ)。

②囊括全部的原則：囊括全部，在篇目上的要求就是橫不缺項。要做到囊括全部，首先要了解行業(yè)內(nèi)有哪些部門，每個部門的業(yè)務(wù)范圍是什么，要做調(diào)查研究，否則容易缺項。其次，在了解本事業(yè)所囊括的所有業(yè)務(wù)范圍后，要進(jìn)行篩選，將那些非本專業(yè)的、附屬的去掉。

③突出特色原則：這里涉及到一個矛盾的普遍性和特殊性關(guān)系的問題，也就是共性和個性問題。對地方志來說，共性的內(nèi)容可以作為背景，交代大環(huán)境；個性是一個地方具體的發(fā)展歷程，放在共性的大背景下寫出自己具體是怎么做的，做得怎么樣，這是地方志的基本要求，否則就沒有地方特色，就不能成其為地方志。

第二步：資料收集整理。

在志書篇目框架基本擬定之后，其中最重要的一個工作之一，就是要努力做好資料工作。概括地說，資料是修志的基礎(chǔ)，是志書的生命。俗話說“磨刀不誤砍柴工”“工欲善其事，必先利其器”。因此，資料工作做得好不好，關(guān)系到志書質(zhì)量的高低，關(guān)系到修志的成與敗。

１、凡屬一個地方或部門在志書斷限內(nèi)各個方面重要的、有價值的資料，都要收集。

就資料的來源來分，有文字資料、實物資料、口頭資料和其他資料，其中文字資料占主導(dǎo)地位。

①文字資料，也叫文獻(xiàn)資料，主要包括：一是檔案。這是歷史活動的原始記錄，內(nèi)容豐富，包涵面廣，資料可靠，收藏集中。這是修志收集資料的主要來源。二是圖書。凡是有關(guān)本地區(qū)、本部門歷史現(xiàn)狀的重要內(nèi)容的圖書，都應(yīng)該收集查閱。三是報刊。現(xiàn)在報紙刊物很多，重要活動、重大事件都及時作了報導(dǎo)，這也是歷史活動的記錄，是我們修志資料的重要來源。此外，還有日記、筆記、函電、手稿、講稿以及章程、條例及家譜、族譜等。

②實物資料，是指具有歷史價值的歷代實物，包括遺址、遺跡和文物兩個方面。遺址是歷史建筑物的所在地，遺跡是前人留下的具有歷史意義的痕跡。文物有古代的傳世文物和出土文物。此外，還有碑刻等。實物資料都很珍貴，也很可靠。

③口頭資料，也叫口碑資料，也稱“活”資料，這是保存在當(dāng)事人或知情人的記憶中的資料，以及在群眾中口頭流傳的資料，包括知情人的回憶錄、民歌民謠、民間諺語、民間傳說等，這些資料也要收集，并加以考證核實。

④其他資料，包括繪制的圖像、拍攝的照片、微縮膠卷、膠片和錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等，也是歷史活動和社會現(xiàn)象的真實記錄，也要注意收集。

2、收集資料的方法：

①發(fā)動系統(tǒng)內(nèi)部廣泛參與修志工作。要明確修志工作不僅僅是本單位修志機(jī)構(gòu)的事，而是全系統(tǒng)或單位需要共同參與的工作。

②外出查訪。以外出查閱、走訪、座談等形式收集資料。

③行文征集。對難度較大的資料向有關(guān)人士或部門以信函的形式征集或以征稿啟事的形式向社會征集。

④利用地情資源：充分利用方志館館藏資料以及圖書館、檔案館的地情資料庫等地情資源。

⑤實地考察。是發(fā)現(xiàn)新資料和考證現(xiàn)有資料真?zhèn)蔚闹匾绞健?

3、資料收集的步驟：

①先普查后細(xì)查。先根據(jù)所收集資料的存在形式和來源，做好普查工作，編出一個資料目錄，然后再依據(jù)目錄作深入細(xì)致的查閱、收集。

②先內(nèi)后外：先從本部門現(xiàn)存資料入手，查閱本部門收藏的檔案資料，清點缺漏后，再有目的、有準(zhǔn)備地外出查閱搜集。

③先遠(yuǎn)后近：早期的資料往往難得，應(yīng)先著手搜集；近期資料較為齊全，可放在后一步搜集。

④先面后點：先全方位搜集某級（部門、行業(yè)）的集體資料；后搜集某一方面典型資料。

⑤先口碑后文獻(xiàn)。應(yīng)緩收文獻(xiàn)資料，迅速搶救活資料。

⑥先文字后實物。文字記載不全或有疑問，再進(jìn)行實地考察。

⑦先易后難。先收集那些省時省力、易查易找的資料，在確實無法找到直接資料的情況下，再進(jìn)行間接資料的收集。

當(dāng)然，在條件允許的情況下，有些步驟可以同時并舉或交叉進(jìn)行。有時為了弄清一個問題，往往需要反復(fù)查訪，因此要堅持實事求是的原則，不要先入為主，執(zhí)一而是。原始資料的搜集量（字?jǐn)?shù)）與入志資料的錄入量（字?jǐn)?shù)）之比大約為 15～ 30： 1。如編纂一部 100萬字的志書，至少應(yīng)搜集 1500萬字以上的原始資料。每部志書資料搜集工作約占志書編纂工作時間的 15%，但資料的搜集與補(bǔ)充，應(yīng)伴隨志書編纂全過程。

4、資料的整理。為了使收集來的各類資料系統(tǒng)化，當(dāng)志書某一類目資料基本收集齊全時，就應(yīng)及時按志書篇目中相關(guān)類目的章、節(jié)、目進(jìn)行整理匯編工作。一般有三種：一是資料匯集。即把同類的原始資料進(jìn)行初步篩選和集中，用稿紙抄寫出來，標(biāo)以按志書篇目相關(guān)的章節(jié)目標(biāo)題，打印裝訂。這種資料雖較系統(tǒng)化但仍保持著原始性。二是資料匯編。即在資料匯集的基礎(chǔ)上，對資料進(jìn)行排比、篩選、補(bǔ)缺、考證、修飾加工等，使其進(jìn)一步條理化，使事物的始末一目了然，并按志書篇目分類將資料打印裝訂好。資料的匯編又分為匯編和長編兩種，以事為序的稱匯編；以時為序的稱長編。兩者都是資料向志書初稿過渡的橋梁。三是專題資料匯編。這是在匯編或長編的基礎(chǔ)上再次加工提煉，并采用語體文記述體編寫的專題文章。這種文章記述事物發(fā)端、發(fā)展、變化的全過程，并能彰明因果，揭示規(guī)律等。因此，它已是志書初稿的毛坯。

第三步：條目的撰寫。

按照志書編寫行文規(guī)范，統(tǒng)一設(shè)置是卷、章、節(jié)、目層次，章節(jié)為虛設(shè)，以目為記述實體。志前設(shè)概述，章下設(shè)章下述。概述要求從事物的發(fā)端寫到我們的下限，也就是 2013年底。章下述要求從事物的發(fā)端寫到我們的下限。節(jié)下分列條目，可分為三種條目：綜合性條目、主體性條目、典型性條目。

（一）綜合性條目。綜合性條目的寫法要求“提要鉤玄”（提要：指出綱要；鉤玄：探索精微。精辟而簡明地指明主要內(nèi)容），主要是將全節(jié)各部分的精要概括提煉，俯瞰全節(jié)，勒其概況，起著導(dǎo)讀和“窗口”的作用。

（二）主體性條目。所謂主體性條目是一節(jié)之主體內(nèi)容。以教育為例，可分為學(xué)前教育、小學(xué)教育、中學(xué)教育、高等教育、成人教育、職業(yè)教育等主體性內(nèi)容。其中學(xué)前教育、小學(xué)教育、中學(xué)教育、高等教育、成人教育、職業(yè)教育就是教育所含的主體性條目。

主體性條目要按事物的發(fā)展順序?qū)⑹挛锏陌l(fā)端、沿革和現(xiàn)狀進(jìn)行豎寫。常用的豎寫方法主要有以下6種。

1、依時記述法：按時間順序記述事物的發(fā)端、沿革和現(xiàn)狀。發(fā)端指在當(dāng)?shù)氐钠鹗?，不必從全省、全國寫起。發(fā)端的時間屬必記項目，要下功夫考證清楚，記準(zhǔn)確。凡有具體年份的不用模糊數(shù)（如建國初、 20世紀(jì)初、 80年代初等）?，F(xiàn)狀指下限年份的情況，應(yīng)記得詳細(xì)一些。沿革包含發(fā)展、變化、興衰、起伏、轉(zhuǎn)折等，應(yīng)視每種事物的具體情況確定幾個階段記載。有的可按歷史時期記載；有些事物的發(fā)展變化與歷史分期沒有關(guān)系，可按事物自身特點，找出發(fā)展變化的規(guī)律，從發(fā)展順序、挫折、轉(zhuǎn)折等方面劃分階段作縱向記述。事物自身發(fā)展的各個階段，要注重選用開創(chuàng)性、標(biāo)志性材料來記載。

2、記事本末法：有的事物的發(fā)展比較簡單，劃分不出階段，可采取記事本末法，完整記述事物的發(fā)生、發(fā)展和現(xiàn)狀或結(jié)果。如縣志中有記蓖麻蠶就是用的這種方法：“ 1965年從臨沂引進(jìn)試養(yǎng)，在九會公社董家莊、魯村公社鄭家?guī)X村，共養(yǎng) 12盒（鐘）， 1966年擴(kuò)大到 50余個村，共養(yǎng) 369盒，收皮繭 355公斤。 1967年養(yǎng) 359盒。因本縣種植蓖麻少，飼養(yǎng)期正值高溫，病害多，繭價又低， 1968年停養(yǎng)?！?

3、典型排述法：不是很復(fù)雜的事物或時限較短的事物，不必或無法全面系統(tǒng)地記述事物的發(fā)端、沿革和現(xiàn)狀，僅選取興衰起伏的關(guān)鍵年份的典型事例排列記述，便能反映事物發(fā)展變化及其特點。

4、綜合記述法：有規(guī)律性地間隔一定時間出現(xiàn)的事物，如每年夏天的高考，每年新年春節(jié)期間的擁軍優(yōu)屬、擁政愛民活動，一年一次的人代會、征兵、文明禮貌月活動等，不可能逐年記載，可采用綜合記述的方法，即將斷限內(nèi)各年該事物的基本情況進(jìn)行綜合，予以概括記述，同時記下某些年份的新措施、特殊活動或優(yōu)異成績等。要注重運用綜合資料，但要避免采用放在各地都行又都缺乏針對性的套話和泛泛記述。例如高考，可綜合記述斷限內(nèi)各年參加高考的總?cè)藬?shù)、考入各類學(xué)校的人數(shù)、錄取比例、成績和位次等，也可將有較重要價值的數(shù)字列表載入。

5、點面結(jié)合記述法：點指事物中具有突出特點的典型事例。面指事物發(fā)展的概貌和在一地的全面情況。面重在反映事物的廣度，點重在反映事物的深度。志書對某些事物進(jìn)行豎寫時，先概括記載事物的綜合情況，然后選取一兩件典型事例作為重點記述。一些行業(yè)、事業(yè)和數(shù)量較多的事物可采用此法。如縣志記紡織工業(yè)，先全面記述紡織工業(yè)的興起、發(fā)展和現(xiàn)狀，然后簡記一兩家重點企業(yè)的概況。再如，記小學(xué)教育，先全面記述本地小學(xué)教育的歷史和現(xiàn)狀，包括學(xué)校數(shù)、畢業(yè)生人數(shù)、在校生人數(shù)、教師數(shù)、課程、教材、教學(xué)方法等綜合情況，然后簡記一兩個主要學(xué)校的概況。這種點面結(jié)合記述法，利于從廣度和深度上反映出事物發(fā)展的全貌和特征。

6、逐項記述法：變化緩慢或無階段性的事物，難以記述它的歷史發(fā)展情況，而重在記述現(xiàn)狀?？砂词挛锾攸c選取若干能顯示事物本質(zhì)的項目，逐項記述，以反映事物全貌。例如記河流，每條河的記述項目有名稱、發(fā)源地、流經(jīng)地式、長度、流域面積、水深、流量、流速、含沙量、汛期等，通過對以上各項的記述，便把一條河的全面情況清楚地反映出來。

（三）典型性條目。為了加深記述深度和志書的閱讀性，可將一些重大成就、新生事物、典型經(jīng)驗、工作法、重大事件、重要會議及活動等做為典型性條目。重大成就、新生事物、典型經(jīng)驗、工作法、重大事件、重要會議及活動等組成的條目就是典型性條目。

第四步：初稿的編寫。

根據(jù)首屆修志的工作經(jīng)驗，把編寫初稿操作要領(lǐng)概括為《編寫志稿四步曲》。

（一）以篇目為導(dǎo)向，搜集編排資料。以檔案、書籍資料為主，年度總結(jié)、工作報告、行業(yè)年鑒和志書等。復(fù)印編排或掃描轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行同類歸并，大量資料并不需要再去爬格抄寫。歸并也就是緊扣篇目主題排列資料。

（二）按體例章法要求，濃縮資料。以時為序，忌插敘倒敘，但也不能編成流水賬，最好是將所復(fù)印或掃描的原始資料直接刪去無用段落后按時序進(jìn)行排列調(diào)整。

（三）按文體文風(fēng)要求，規(guī)范文稿。刪去原始資料中夾雜的背景介紹、總結(jié)語言、教科書式解釋、評價議論、宣傳報道詞句、夸張渲染性大話套話等等，用史實數(shù)據(jù)支撐，不要空話、程式化，按文風(fēng)技術(shù)要求規(guī)范語言文字和標(biāo)點符號。

（四）反復(fù)修改擠水分，概括綜合。按照“惜墨如金”“一字不多，一字不少”“多一字則繁，少一字則殘”等傳統(tǒng)要求，反復(fù)擠水分，斟酌字詞準(zhǔn)確性，做好必要的提煉概括和數(shù)據(jù)綜合等等。

第五步：總纂，即匯總成書。

總纂就是志書的總成。狹義的理解是對志書全部內(nèi)容的統(tǒng)稿?；蚍Q“三通”，即：通讀、通纂、通審。往往指志書的最后階段工作。廣義的總纂是指貫穿全書編纂過程的統(tǒng)籌安排，直至最終定稿。

第六步：評審。

總纂完成以后，便形成一本評議稿，并進(jìn)入修志的修改、評審階段。志書出版前的修改、評審一般需經(jīng)過一評、二審、三驗收 3個階段。其中，上級復(fù)審要從觀點、史料、內(nèi)容、體例、章法、語言、文字等各方面全面審查，提出審查意見。評議階段一般需召開3～4次評稿會。

第七步：出版。

評審結(jié)束后交由出版社或天隆文化公司進(jìn)行后期的三審三校出版工作。