一、資料的收集要力求面面俱到、多多益善

充分占有資料是編好志稿的前提。要做好這項工作，首先必須了解部門本專業(yè)資料的范圍、內(nèi)容、存在形式和收集方法。

1.收集資料的范圍。范圍包括區(qū)域性和時間性兩個方面。在區(qū)域范圍方面，要求我們廣征博采能反映本行業(yè)、本部門全貌和特點的資料；在時間范圍方面，要求我們收集志書時間斷限內(nèi)的所有基本資料。比如《**縣人口志》，因第一輪修志時沒有啟動，這次志書的斷限為1949—2005年，對1949年以前的人口狀況也要追溯，所以時間跨度就比較大。在實際工作中，我們收集了**歷史上所有時間段所記載的人口狀況資料。而《**縣工會志》是續(xù)志，只要求收集1979-2005年以內(nèi)的資料。

2.資料的存在形式 。資料的存在形式，一般而言可分為三種：即文字資料、實物資料和口碑資料。三種不同形式的資料各有自己的特點和價值，可以相互印證、補充，都是修志不可缺少的資料來源，應(yīng)盡量予以收集。

文字資料是最主要的資料。它包括檔案資料、統(tǒng)計資料、報刊資料、調(diào)查資料、書籍、文獻和其他資料。從檔案中收集資料，一般應(yīng)著重從各個歷史時期、各個方面的工作總結(jié)中、各種專題總結(jié)中摘取有歷史意義或有時代意義的事件和工作中突出的成就、大事，對重要事件的經(jīng)過，要注意詳細摘錄；工作計劃、工作部署作為尋找資料的線索；還要注意從所屬各部門各單位和下屬單位的書面報告、專題資料以及上級機關(guān)文件中，選取有意義的或能說明問題的資料。反映現(xiàn)實成就和經(jīng)驗教訓(xùn)的重要資料，更要收細收全。

統(tǒng)計資料也是編寫志稿所必須的重要部分，許多情況的記述、分析、比較都必須以準確的統(tǒng)計資料為依據(jù)，或輔以必要的統(tǒng)計表格、數(shù)字、圖示，才能使問題說得充分、簡單明了。實物資料包括遺址、遺跡，文物資料，圖片、照片、圖紙、錄像等。

二輪修志的一個重點要求是加大圖、表、照片資料的分量。圖片、照片等，雖然不是原始實物本身，但是客觀事物的直接再現(xiàn)，具有實物的某些屬性，是形象化的資料，能夠真實地反映客觀事物的面貌和場景。它具有文字資料、口碑資料表達不了的特殊效果，涵蓋的信息量是相當(dāng)豐富的。如人口志中各個歷史時期的“人口分布圖”、“人口金字塔”和“總?cè)丝?、人口出生率、計生率坐標圖”等。僅靠文字表達不能給人形象直觀的感覺，若輔以照片、圖片，效果就更佳。收集實物資料的途徑主要有征集、購置、拍照或錄像等?？诒Y料俗稱活資料，包括知情者的談話記錄、未公開的個人回憶錄、民間傳說和逸聞軼事等?？诒Y料在修志中有突出價值，有補史之缺、參史之錯的作用。如在編寫有關(guān)重大事件時，文革中沒有任何文字資料，怎么辦？志書又不能斷線，只能靠采訪當(dāng)事人一些口碑資料。

3.資料收集的一般方法。一是要緊緊圍繞基本篇目制訂出比較詳細的收集提綱，然后按照收集提綱有計劃、有步驟、有目的地全面展開。按照篇目制定收集資料提綱是一個非常重要的方法，將可以使我們少走許多彎路。在收集資料過程中，如果發(fā)現(xiàn)篇目中沒有涉及的重要資料也要充分收集，反過來再對原篇目進行檢驗、補充、豐富、修正、完善，使之更加科學(xué)完善、切實可行。如人口志，筆者就是按照篇目把資料分為人口規(guī)模、人口分布、人口結(jié)構(gòu)等幾大塊去收集資料。二是在收集資料過程中，還要注意合理安排好工作步驟，把握好先后順序，以提高工作效率。要本著先普查后細查、先易后難、先內(nèi)后外、先急后緩的方法步驟，對口碑資料或即將銷毀的資料進行發(fā)掘或搶救。筆者在實際工作中，首先是對是全面查閱單位內(nèi)部的檔案資料，再征集其下屬部門的資料，最后是進行采訪。三是做到博采廣收，寧濫勿缺，與內(nèi)容有關(guān)系的盡可能收錄。“寧可錯收一千，決不放過一條” 。

二、資料的考證和整理要力求去偽存真、詳實準確

對于收集到的各種資料要辯證地分析，不可盡信，要對其進行考證、鑒別、核實，達到去偽存真、去粗取精的整理目的。若是抱著輕視或忽視資料考訂、鑒別、核實的態(tài)度，就會影響志書內(nèi)容的真實性、精確性，降低志書的權(quán)威性、可信性。

1.資料的鑒別與考證要注重事實依據(jù)。無證不信、言必有據(jù)。要弄清一件史實，一定要注意充分掌握有關(guān)事實證據(jù)。若沒有充分的證據(jù)，不能輕信，盡量不用孤證資料。但是孤證并非絕對不能用，特別是在材料不足時，有一條孤證總比沒有好，但用時要注意，一是與其他有關(guān)的可靠史料沒有矛盾；二是內(nèi)容要合乎情理；三是使用時，在提法上要留有余地。如人口志中，**最早有關(guān)人口的詳細記載，始于明成化八年。很明顯這是一條孤證，且人們對此沒有異議，筆者就采用了。

在資料的實際考證過程中，筆者采取的方法有三點：一是對于考證的資料，盡量保持資料的原貌，不在原始資料上任意涂改；二是對于不完整的資料，如資料內(nèi)容缺漏或引文不全，導(dǎo)致意思上不完整，在確知其史實的情況下適當(dāng)進行增補，增補的部分用[ ]括號，以示區(qū)別；三是在考證過程遇到疑難問題，不要輕易下結(jié)論，可先擱置一邊，注明存疑，留待進一步考證，不擅下斷言。同時，堅持“口碑資料服從文字資料、文字資料服從實物資料、報刊資料服從檔案資料、外部資料服從內(nèi)部資料、時遠資料服從時近資料、他人口碑資料服從當(dāng)事人口碑資料”的基本原則，對真實有懷疑的資料逐一鑒別。

2.對不同類型資料的鑒別與考證。檔案資料，雖然可以作為第一手資料，但是檔案中也會有虛假記錄或因檔案記錄者的失誤造成的差錯，所以對檔案資料也要經(jīng)過認真考證。一份檔案資料，一般都有制成文件、機關(guān)、時間、收發(fā)文件時間、領(lǐng)導(dǎo)簽署時間、領(lǐng)導(dǎo)者簽名、機關(guān)印信等要素，通過對這些方面的鑒定，來判斷其文件內(nèi)容是否可靠。每份檔案都有其生效時間，除了檔案原件上標明的時間外，我們還可以從檔案內(nèi)容中加以判斷，兩者對照以辨真?zhèn)?，因為在生效時間之后發(fā)生的事件及影響就決不可能在文件內(nèi)容中出現(xiàn)。除此之外，還可以尋找其他文字資料或?qū)ぴL當(dāng)事人知情者加以核實，這樣就能及時發(fā)現(xiàn)問題，訂正錯誤。

報刊資料和典型材料往往對人物、事件經(jīng)過情況的報道比較詳細，但這種資料又是一種傾向性明顯的資料。各報刊及典型材料的宗旨、風(fēng)格等各異，有些事件眾說紛紜，莫衷一是，令讀者無所適從。因此，要對報刊資料和典型材料詳加考證。如計劃生育工作先進人物曾慶初，報紙上登載的是報告文學(xué)，個人演講的是典型材料，內(nèi)容都比較豐富，且有明顯的加工意味。筆者在考證時就只能作為參考，并采訪多人進行核實。

口碑資料來自個人口述，由于口述者記憶不清楚、認識片面或有意回避掩飾等現(xiàn)象，會造成口述失實，可利用多種資料加以印證。圖像、照片是實物資料的一種，它們形象逼真的再現(xiàn)了歷史事件的情景，收集時要弄清資料來源，尤其是資料的說明文字或標簽容易散失或錯位，不能張冠李戴，鬧出笑話，損害資料的真實性?？傊瑢κ占降馁Y料，首先要保證準確無誤，避免在傳遞環(huán)節(jié)中信息失真。其次，對有問題的資料要利用其他各類資料和手段進行考證，還事實的本來面目。

3.資料的整理。經(jīng)過考證的資料若不加以摘錄、分類和纂輯，將會造成資料的堆積、混亂，使用極為不便。整理資料的意義在于：一是熟悉資料，整理資料的過程實際上是編寫者熟悉資料并且為正式編寫進行構(gòu)思的過程，因此這是資料工作的一個重要環(huán)節(jié)。二是檢查資料，在熟悉資料并將資料分類的過程中，通過對資料的篩選、鑒別、調(diào)整，能發(fā)現(xiàn)資料的正誤、缺失，達到去偽存真，去粗取精的目的。三是保存資料。經(jīng)過整理將資料保存下來，不僅為編寫時提供方便，而且還為寫史、開展地情研究及咨詢服務(wù)等提供資料積累。筆者在整理資料時，首先是對資料進行分類，其次對主要資料進行摘錄，即進行分類組合編排，使資料系統(tǒng)化、條理化。

資料分類是一項科學(xué)性、技術(shù)性兼重的工作。筆者主要根據(jù)資料內(nèi)容的屬性進行劃分，即根據(jù)已設(shè)計好的收集資料篇目或志書篇目，給每份資料歸納一個簡要貼切的主題，再做成卡片，按主題分類保存。以人口志為例，筆者首先將資料分為“人口狀況”和“計劃生育”兩大類，再將兩大類各分為若干小類。人口狀況分為人口規(guī)模、人口分布、人口結(jié)構(gòu)、勞動人口、人口與經(jīng)濟、婚姻家庭、人口調(diào)查等7類；計劃生育分為機構(gòu)沿革、組織管理、宣傳教育、技術(shù)服務(wù)等6類。資料按類存放，內(nèi)容相互交叉的，做上記號和說明。

為了便于查找和方便使用，筆者對重要資料還進行了摘錄，做成卡片，即根據(jù)資料的收集情況，選擇不同的卡片摘抄。原文摘記卡，用于文獻資料有關(guān)原文的摘記和抄錄，包括編目、形成時間、題目、內(nèi)容、種類、資料出處、流水號、摘錄時間等。資料索引卡，用于查找書目、作者、人物等，內(nèi)容包括資料標題和其出處，即資料源出之書刊號、起止頁、行等。書目卡，用于記載主要文獻收藏情況，包括書名、版本、出版日期、章節(jié)數(shù)、頁數(shù)、出版社等欄目。資料摘要卡，用自己的話概括出有關(guān)資料的內(nèi)容大意，包括文獻名稱、作者、形成時間，版本、內(nèi)容提要、摘錄人、摘錄時間等。在實際的編寫過程中，原文摘記卡和資料索引卡應(yīng)用較多，且比較方便。值得注意的是，摘錄資料，最好是一事一卡，如一則資料分別包括幾件事，當(dāng)另立卡片。僅在編寫人口志之前，筆者就建立了數(shù)百份卡片，不同內(nèi)容的資料用不同顏色的卡片區(qū)分，使人一目了然，用取十分方便。

三、資料的選用要力求精益求精、恰如其分

志書要選用有實用性的資料。所謂資料的實用性，指的是資料自身的實用價值及其在編寫志書中的利用率。按照一般的說法，資料在志書中的利用率為10%左右。也就是說，我們要寫一部30～50萬字的志書，要準備400萬字左右的資料。當(dāng)然這個數(shù)字并不是一個嚴格的規(guī)定。我們所搜集到的資料中，不乏那些事件完整、情節(jié)動人、故事性很強的資料。如果我們不是從編志出發(fā)，是完全可以發(fā)揮一番，寫出一些精彩的其他形式的文章來的。可是我們是編寫志書，就必須考慮到志書本身的需要。胡喬木同志在全國第一次地方志工作會議上，曾在講到提高志書質(zhì)量時講，要做到“一句話不多，一句話不少”。筆者認為，對于編寫有實用價值的資料，要盡可能的利用起來；而對那些對編寫無大實用價值的資料，則必須忍痛割愛，不要枉費精力。

志書基本上是資料的科學(xué)性排比，從資料的排比中體現(xiàn)事物發(fā)展的規(guī)律性。新志書絕不是事物表面現(xiàn)象的羅列，而是要選擇使用那些能夠彰明因果、反映事物本質(zhì)的資料。只有這類資料才能正確反映歷史和現(xiàn)實的經(jīng)驗和教訓(xùn)，為人們提供借鑒，具有較高的實用價值。因此，我們必須在志稿編纂過程中對入志資料進行精確的選用。

1.選用具體確鑿和反映事物本質(zhì)的資料。材料要記載得詳悉，對事件的基本要素應(yīng)交代齊全，盡可能地具體確鑿，切忌籠統(tǒng)、空泛。反映事物本質(zhì)的資料是關(guān)鍵性的資料，沒有它，就不足以說明事物的性質(zhì)、本質(zhì)。如在編寫人物時，要抓住人物的主要事跡，選取那些真實的情節(jié)，不能泛泛而談。

2.選用反映事物規(guī)律的資料。志書要反映事物規(guī)律，關(guān)鍵在于精確選用能夠反映事物規(guī)律的資料進行科學(xué)的排比，圍繞著事物發(fā)展的主要矛盾，選取體現(xiàn)事物發(fā)展規(guī)律的一系列資料，從而顯示了這一事物的始末、盛衰、得失，又體現(xiàn)了發(fā)展變化的規(guī)律。如人口志中人口出生率的變化，就是與人們生育觀念的不斷轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出不斷下降的趨勢。

3.選用反映時代特征和反映行業(yè)特點的資料。二輪修志，主要反映改革開放成就，部門專業(yè)志應(yīng)從自己的方位、角度精選資料，反映時代特點。反映時代特色不能用說教的方式，渲染的方法，而應(yīng)用客觀的真實資料說話。因此，科學(xué)地選用資料具有特別的重要意義。同樣每一行業(yè)都有其獨特的地方，到底特點是什么，需要我們編寫者去挖掘。其實，地方特點不能僅從某事物的有與無、多與少、大與小、優(yōu)與劣來判斷，它主要表現(xiàn)出共性中的個性、一般中的特殊。反映行業(yè)特點的資料能夠體現(xiàn)本行業(yè)的特色，全面反映本地的長處與短處、優(yōu)勢與劣勢，從而為制訂發(fā)展本地戰(zhàn)略規(guī)劃，揚長避短，提供依據(jù)。如果不是從這一觀點出發(fā)，就會適得其反。如工會志就應(yīng)當(dāng)反映工會工作的發(fā)展歷程，人口志就應(yīng)當(dāng)反映人口的發(fā)展規(guī)律和計劃生育工作的發(fā)展歷程。

4.選用典型資料和恰當(dāng)?shù)谋尘百Y料。要把一部部門專業(yè)志書寫好，僅僅靠檔案資料是遠遠不夠的。要把行業(yè)的歷史真實、準確而生動的寫進續(xù)修志書之中，就一定要深入進行實地考察，進行親自采訪，獲取更多的資料。只有編寫者把各種典型資料裝進腦海之中，才能真正看到一個地方或者一個行業(yè)部門改革開放以來所發(fā)生的巨大變化有具體而真切的認識，了然于胸。新編志書要求我們應(yīng)選取最有代表性的人和事，把那些呆板的、機械的史料精選提煉，賦予生命。否則，有聞必錄，記流水帳的志書，看似宏富詳備，實則缺乏生機。確實具有代表性的堪稱典型性的資料選用得好，不僅可以說明一般情況，而且還能增加志書的鮮明性，給人留下深刻的印象。背景資料是為主題資料服務(wù)的，背景資料不可沒有，否則主題資料表述的事物就不明確。但是，背景資料入志時，只要交待清楚就可以了，決不可喧賓奪主。

總之，選用資料貴在“精”字。為了確保資料的真實性、可靠性，我們即使在初稿形成之后，也要對資料進行必要的“剪裁”。否則，如以個人之偏愛，認為資料來之不易而不忍有所舍棄，那勢必會造成浮材雜集、枝蔓叢生。編纂志稿，不僅要在文字上精雕細刻，在體例上力求完善，更要著力對資料進行精確的考證和精選，使之成為科學(xué)的資料性著述，真實地反映事物的興衰起伏，彰明因果，體現(xiàn)發(fā)展規(guī)律，反映時代特色和地方特點。